PMP2 - Planowanie projektu

 

Cel:
Przygotowanie planu realizacji projektu w wymiarze czasu, kosztów oraz niezbędnych zasobów.

Dokumentacja:
Karta struktury projektu (PMF201)
Lista kontrolna struktury projektu (PMF202)
Karta harmonogramu projektu (PMF203)
Karta zasobów projektu (PMF204)
Karta planowanego kosztu pakietu roboczego (PMF205)
Karta budżetu projektu (PMF206)
Karta zapotrzebowania na środki pieniężne (PMF207)

Algorytm

Punktem wyjścia dla wszystkich elementów planowania projektu jest ustalenie listy zadań do realizacji. Przy ustalaniu tej listy pomocna jest strukturyzacja projektu. W tym celu szef projektu oraz członkowie zespołu projektowego muszą podzielić zadanie projektowe na pakiety robocze. Każdy taki pakiet to jednoznacznie ograniczone zadanie cząstkowe projektu, które możne być zrealizowane przez wybraną jednostkę organizacyjną przedsiębiorstwa lub ewentualnego podwykonawcę. Znaczne trudności można napotkać przy rozgraniczaniu poszczególnych elementów struktury oraz podczas ustalania stopnia szczegółowości zadań do realizacji. Końcowym efektem strukturyzacji są pakiety robocze, zdefiniowane w formie zadań do realizacji, stanowiących podstawę pracy dla wykonawcy pakietu.

Końcowym efektem planowania zadań jest struktura podziału prac, przedstawiana w  Karcie struktury projektu (PMF201).

Struktura projektu, będąca podstawą do jego planowania i realizacji, jest również punktem wyjścia dla określenia szczegółowych kompetencji i zakresu obowiązków poszczególnych członków zespołu projektowego. W praktyce oznacza to przypisanie odpowiedzialności za poszczególne pakiety robocze konkretnym osobom. Dla uproszczenia, w opisywanej metodzie przyjęto, że osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania będą wymienione w „Karcie struktury projektu” obok opisu tych zadań.

Narzędziem pomocnym przy strukturyzacji projektu jest Lista kontrolna struktury projektu (PMF202). Ułatwia ona spójne opracowanie planu struktury i opisów pakietów roboczych.

Kolejnym etapem tworzenia planu projektu jest oszacowane czasu potrzebnego na wykonywanie zidentyfikowanych zadań oraz określenie terminu ich rozpoczęcia. Osoby odpowiedzialne za wykonanie planu czasowego są wskazane w „Karcie struktury projektu”. Szacowanie czasu pracy odbywa się w porozumieniu z szefem projektu. Plan czasowy projektu obejmuje wszystkie zidentyfikowane zadania, w podziale na pakiety robocze. Bez użycia specjalistycznych narzędzi informatycznych (np. aplikacji MS Project), wykonanie szczegółowego planu czasowego jest bardzo żmudne. W metodzie zaproponowano wykonanie planu czasowego tylko w odniesieniu do zidentyfikowanych zadań (bez uwzględniania struktury podziału prac – WBS). Karta harmonogramu projektu (PMF203) prezentuje plan czasowy projektu w formie wykresu Gantta.

Na „Karcie harmonogramu projektu” umieszczone są również nazwiska (nazwy firm) wykonawców zadań. Tworzą oni zasoby realizowanego projektu. Opis zakresu zadań przydzielonych poszczególnym zasobom znajduje się w Karcie zasobów (PMF204). Dokument ten zawiera tabelaryczne zestawienie listy osób przydzielonych do projektu, wraz z podaniem:

-         jednostki organizacyjnej, do której są hierarchicznie przypisani,

-         kompetencji merytorycznych przydatnych w projekcie,

-         podstawowych ograniczeń co do dostępności (plan urlopów, udział w innych zadaniach).

Ostatnia informacja może być szczególnie istotna, ponieważ często zdarza się, że wybrany specjalista pracuje przy wielu projektach jednocześnie, lub wykonuje inne zadania związane z pozostałą (nie związaną bezpośrednio z projektem) działalnością przedsiębiorstwa.

Kolejny element procesu planowania, to oszacowanie kosztów poszczególnych zadań, a w dalszej kolejności – budżetu projektu.

Koszt każdego zadania jest sumą jego kosztów materiałowych, kosztów podwykonawstwa, kosztów opłat (np. zezwoleń, licencji itp.), kosztów inwestycji oraz nakładów pracy. Pod pojęciem inwestycji należy tutaj rozumieć wszelkie zakupy narzędzi, urządzeń i wyposażenia, jakie są niezbędne do prawidłowego wykonania projektu. Duży wpływ na ogólny koszt projektu mają nakłady pracy. Przyjętą jednostką nakładów pracy jest roboczogodzina. Koszt roboczogodziny szacowany jest zazwyczaj w skali całego przedsiębiorstwa, w związku z tym koszty pracy będą tutaj iloczynem liczby roboczogodzin i przyjętej w przedsiębiorstwie stawki za 1 roboczogodzinę. Oszacowanie kosztów poszczególnych pakietów roboczych należy do osób odpowiedzialnych za ich realizację. Wyniki szacunków wpisywane są w Kartę planowanego kosztu pakietu roboczego (PMF205).

Efektem końcowym procesu szacowania kosztów jest, obok „Kart planowanego kosztu pakietu roboczego”, ich zestawienie zbiorcze w postaci Karty budżetu projektu (PMF206).

Ustalenie kosztów poszczególnych składowych projektu w układzie rodzajowym pozwala na lepszą ich kontrolę w trakcie realizacji. Jednocześnie, układ rodzajowy pozwala uchwycić proporcje poszczególnych składowych kosztów w koszcie całkowitym, co z kolei umożliwia przygotowanie bardziej efektywnego planu ryzyka projektu.

Z punktu widzenia zabezpieczenia projektu w odpowiednie środki finansowe oraz jego właściwej kontroli, należy skorelować zapotrzebowanie na zasoby pieniężne z harmonogramem projektu. Innymi słowy należy zliczyć w oparciu o harmonogram projektu wszystkie koszty jakie generuje projekt w kolejnych okresach czasu. Zestawienie takie można następnie przedstawić w formie graficznej na Karcie zapotrzebowania na środki pieniężne (PMF207).